证券公司的档案室管理制度

1. 证券公司的档案室管理制度

中诚信证券评估有限公司证券评级业务档案管理制度 1.  总  则 1.1 为加强公司证券评级业务档案的科学管理，统一业务档案管理工作制度，结合工作实际，制定本办法，请公司各部门共同遵照执行。 1.2 证券评级业务档案是公司从事证券评级业务活动的真实记录，是重要的原始专业档案，具有重要的参考利用价值，公司应当配备专职或兼职档案管理人员。 1.3 档案管理人员的职责是： 1) 收集、整理、保管和统计公司的业务档案和有关资料，确保档案的完整和安全； 2) 积极开展业务档案的利用工作，为开展业务提供服务； 3) 指导、督促、检查业务人员对业务文书材料的立卷归档； 4) 完成领导交办的有关档案工作的其他任务，并定期汇报档案工作情况。 2.  证券评级业务档案的内容及管理 2.1 证券评级业务档案包括但不限于： 1) 受托开展证券评级业务的委托书及项目立项资料； 2) 出具评级报告所依据的原始资料； 3) 工作底稿及评级过程中与发债主体、担保机构及其他中介机构之间形成的与评级有关的电话通话记录、会议记录、备忘录、邮件、传真和分析师对某一项目或分析的调查记录等资料； 4) 初评报告； 5) 信用评级报告（包括二级审核意见及底稿，正式评级报告）； 6) 信用评级委员会表决意见及会议记录； 7) 评级结果发布资料； 8) 跟踪评级资料； 9) 跟踪评级报告； 10) 合规文件。  2.2 证券评级业务档案归档时间要求： 1) 项目立项后即可建档；  2) 各流程完成后相关人员及部门及时将该部负责的流转单及文件进行归档； 3) 出具正式报告后二周内完成项目的正式归档工作。 2.3 证券评级业务档案保管形式： 1) 档案管理人员需对每个证券评级项目单独建档，并制作档案目录； 2) 档案管理人员根据项目资料情况可采用文件夹或文件盒的形式保存相关档案资料； 3) 档案的编号原则上以出具正式报告的时间为序进行编号，档案编号应与登记通知书编号保持一致； 4) 档案编号应在档案夹或档案盒的脊背处明显标注，应年度、编号、数量、债券简称。如一个项目的档案超过一夹或一盒，应标明总夹（盒）数，及该夹（盒）数，即一个项目档案共4夹（盒），分别标为4-1，4-2，4-3，4-4； 5) 跟踪评级资料仍沿用原项目档案编号，注明跟踪评级时间即可。 2.4  归档要求： 1) 归档文件纸张统一为标准A4纸，可正反双面打印； 2) 档案交接要填写档案交接清单,并经交送人及接收人签字确认； 3) 接收业务人员的档案资料时，档案管理人员应检查、核对档案交接清单,并严格按文件归档要求对归档文件进行认真核查。主要包括两部分： A. 发债主体及担保主体提供的原始材料必须按照资料清单内容，经相关机构在封面及骑缝处加盖公章。 B. 公司内部流转表单、工作底稿及相关文件应严格按公司相关制度执行，经有关部门及人员签字确认。 4) 对不按期进行资料归档或不符合归档要求的，应给相关人员及部门出具书面意见，并限期改正。 3. 档案的借调与查阅 3.1 业务人员借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。 3.2 原项目参与人因工作需要，履行借阅手续，可以调阅原参与项目已归档的档案。但有明文规定须经领导批准的除外。 3.3 非项目参与人员因工作需要借阅项目业务档案的，应出示经公司评级副总监以上领导批示的正式调档函，并应履行借阅登记手续。 3.4 业务人员借出的业务档案不得转借给其他单位和个人使用。 3.5 凡涉及国家机密或公司商业秘密的业务档案，以及项目委托人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报公司副总裁以上领导批准。 3.6 凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或复印所查阅的内容，但密级档案不在此列。 3.7 对查阅或借出的业务档案，要及时催还。还回时如发现文件材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即向公司领导汇报并及时追查。 3.8 档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和委托人商业秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围，不得向他人泄露档案的内容。 4. 档案的保管期限 4.1 信用评级业务档案应当保存到评级合同期满后5年，或者评级对象存续期满后5年，业务档案的保存期限不少于10年。 5. 档案的鉴定和销毁 5.1 对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由评级总监、项目负责人和档案管理人员组成鉴定小组共同进行。 5.2 经鉴定，对仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册，连同销毁报告一并报公司总裁办公会，经书面批准后予以销毁。 5.3 为防止遗失和泄密，销毁档案应由两人负责监销，监销人应在销毁清册上签字。 5.4 销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存； 6. 档案的统计和移交 6.1 公司档案管理人员应对档案的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计，并按规定定期向公司总裁办公会报送档案管理工作基本情况统计表。 6.2 档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。 7. 档案的保护和防护 7.1 存放业务档案的房屋，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。 7.2 档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。 7.3 随卷归档的音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。 7.4 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。 8. 附则 8.1 本制度的修改权、解释权属于公司总裁办公会。 8.2  本制度自颁布之日起施行。

2. 证券公司的档案室管理制度

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

 

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。
七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

 

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。　

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

 

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

 

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

 

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。