商务信函

1. 商务信函

 　商务信函的格式和范文(标准版)    　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
    　 　文种特性 
     　　〔一)语气口语性 
    　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的生意腔，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
     　　(二)内容直接性 
    　　企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。
     　　(三)态度真诚性 
    　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
     　　(四)主旨单一性 
    　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。
     　　(五)格式规范性 
    　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方GJ所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
     　　(六)地位平等性 
    　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。
     　　(七)要求时限性 
    　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。
    　　商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。
    　　 (一)信头 
    　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
     　　1发信人名称及地址 
    　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
     　　2.标题 
    　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：
    　　(1)由事由加文种名称函构成，如关于要求承付打印机货款的函、推销函、订购函、索赔函等。
    　　(2)先写事由二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如事由：机动车索赔。
     　　3函号 
    　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
    　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用x函〔xxxx〕x号或(xxxx) 函第x号的形式;二是采用直接编号的形式，如第x号。
    　 　4称谓 
    　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：
    　　(1)泛指尊称。尊敬的后加称谓并加冒号，如尊敬的先生、尊敬的女士等。尊称中可以使用职务，如尊敬的`办公室主任、尊敬的财务部部长、 尊敬的销售部经理等。
    　　(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的先生、女士等，也可以使用职务，如尊敬的办公室石主任、尊敬的财务部张部长、尊敬的销售部王经理等。
    　 　5.收信人地址、单位 
    　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
     　　(二)正文 
    　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
     　　1问候语 
    　　问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如您好,近来生意可好，效益颇高等。如果是初次联系，可使用久仰大名，未亲雅教等词语。如果是回函，可使用惠书敬悉，不胜感激等词语表示感谢来函。
     　　2主体 
    　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：
    　　(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
    　　(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
    　　如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
     　　3结尾语 
    　　正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是拜托之事，承望协助解决为盼，希望回函的结尾语是不吝赐函，静候佳音等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
     　　(三)信尾 
    　　信尾部分包括四部分内容。
     　　1祝颂语 
    　　所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：
    　　(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有敬祝、顺颂、恭祝等。
    　　(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有商棋、金安、生意兴隆等。
     　　2签署 
    　　签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
     　　3日期 
    　　日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：
    　　(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
    　　(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2008 年8月18日。
    　　(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加0，如2008年08月18日。
    　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2008年08月08日，不能写成08年08月08日。
     　　4附件 
    　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
     　　范文： 
    　　道歉函
    　　xx市兴达贸易有限公司：
    　　贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年x月x日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。
    　　经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
    　　对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
    　　希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。
    　　候复
    　　xx市光明家具有限公司
    　　20xx年x月x日

2. 商务信函-商务信函怎么写

 商务信函范文-商务信函怎么写
                       　　信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点,一起来看看!
    
       　　商务信函怎么写       　　信头：一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。
       　　信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：
       　　公司名称或收信人姓名、职务
       　　房屋或大楼名称
       　　大楼号码及所在街道或路的名称
       　　省市名称及邮编
       　　国家名称
       　　称呼敬语：如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。
       　　正文
       　　结束敬语：如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 结束敬语就应用Yours faithfully。如称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就应用Yours sincerely。
       　　署名
       　　英文信函中讲究五C原则，也就是要求做到正确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、完整( Completeness )和礼貌( Courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的.沟通气氛。
       　　商务信函范文       　　尊敬的XX：
       　　非常荣幸能与贵所成为租赁关系，该租赁合同正式起租生效时间为X-X-X日(免租期为一个月)。
       　　目前贵所还有如下几项事宜未按合同洽谈中的承诺兑现。入住贵所已经1个多月了，以下3个问题也多次找贵所相关人员进行交涉，但到目前为止以下3个问题还没有得到解决，为此特再次函请贵所为我司解决如下问题，以免继续延误我司正常工作运行。
       　　目前需解决的事项如下：
       　　一、电信光纤问题(该问题目前已经严重影响到我司员工正常工作，给我司带来了工作上的极大不便以及一定程度的损失)。
       　　二、贵单位放养有狗并且没有栓住，可以在院子里面随意走动。考虑人身健康和安全，请务必采取措施对4条狗进行圈养或者栓住。(由于4只狗整日整夜的守在大门口，不但吓唬到来我司的访客，也多次吓唬到我司的女员工)。
       　　三、大门关闭时间问题(当时在谈租赁合同期间，我司已经提出，有员工需要加班，夏天不超过晚上22：00，冬天不超过晚上20：30，可目前贵单位在傍晚17：00已经紧闭大门)，由于我司员工出去晚饭回来之后没有大门钥匙已经多次被锁在门外，只好电话叫里面的同事来帮忙开门，非常不方便。
       　　以上3个问题敬请贵单位尽快解决，以免继续延误我司正常工作运行，并引发不必要的租赁纠纷。
       　　敬请复涵
       　　汇报人：xxx
       　　2017年x月x日
    ;

3. 商务信函是什么

商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。属于商务礼仪文书范畴。
商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一。在商务活动中，从联系业务、协商谈判、签订合同到履行合同、处理投诉、理赔索赔，每一个环节都需要信函这个重要的媒介工具来传递信息以实现有效地商务沟通，达到顶期的商务活动目的。
因此，商业往来有求于人的一方，一定要很好地利用这种手段来进行交流与沟通，加速建立信誉，加快生意的进程。

扩展资料：商务信函写作的要求
1、主旨鲜明
商务信函是商务工作的具体表现，任何一封信函都是为了解决一项具体的商务问题，都是对一项具体的商务活动的安排和商讨。因此，每封信的主旨都必须鲜明突出，使收信人迅速了解发信的目的并及时给予回应。
2、内容完整
商务信函的内容必须完整，应该写的事项必须全部写进去，不能省任何的遗漏。比如报价函就要求将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明确无误地告知对方。
3、关注对方利益
写好商业书信的关键和诀窍仍然是关心对方的利益，在信中写对方感兴趣的事，不要以自我为中心、在信中要谨慎地提及对方利益所在，强调做成生意为对方带来的好处。这样，就能引起对方的兴趣，从而对信中的要求做出反应或答复。
参考资料来源：百度百科——商务信函

4. 商务信函是什么

商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。

商务信函一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。   
一、开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
二、正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。
三、结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。   　　
四、署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
五、日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

5. 怎样写商务信函

中文商业商务信函的写作格式  
　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。   
　　(1)开头   
　　开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

　　(2)正文   
　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：   
　　①向收信人问候；   
　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；   
　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；   
　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。   

　　(3)结尾   
　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。   

　　(4)署名   
　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 

　　(5)日期   
　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

6. 在商务信函中，中外商人对合作原则的使用有何不同？谁知道的，帮帮忙啦，谢谢！

摘要: 商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录 ,具有法律效力。特别强调准确性和规范性 ,其翻译同样强调准确性和规范性。商务信函种类繁多 ,有着明显的 文体特点及不同的翻译原则和要求。
　　 商务英语 (Business English)是英语的一种社会功能变体 ,是专门用途英语 (English for s pecial pur poses)中的一个分支 ,是英语在商务场合的本应用。我国加入 WT O以后 ,国际商务活动日益频繁。商务信函 (Business corres pon2dence)在国际商务活动中的作用尤为重要。商务信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录。从法律上讲 ,这些书面记录是对买卖双方权利、 义务的规定和解决争端的法律依据。因此 商务英语信函从文件角度特别强调准确性和规范性 ,其翻译也同样强调准确性和规范性。
   一、 商务英语信函的类别
   涉外商务信函是涉外商务动作过程中使用和各种函件的总和。在国际商务活动中商务信函是商家、 厂家与客房之间用于联系业务、 沟通商情、 咨询答复的主要途径和工具。虽然电话、 电传甚至电视电话已被广泛运用 ,但商务信函 (包括电子邮件 )在商务交际中仍然是最主要的工具 ,因为大部分电话、 电报还需用书信作最后确认 ,而且书信不限字数 ,可以充分陈述理由 ,讲透问题。涉外商务信函具有公函的性质 ,它们涉及商务、 外贸操作过程和各个方面 ,因此有必要对其类别及相关知识有所了解。从文体正式程度和内容重要性的角度来看 ,涉外商务信函可分为正式函件和便函两大类。正式函件一般会标明主题 ( subject)并加盖单位印章 ,其篇幅较长、 内容完整 ,主要用于交流处理有实质内容的商务事项。便函用于处理一般性或礼节性事务 ,无须标明主题和加盖单位印章。    从内容和商务操作过程的角度 ,涉外商务信函则可以划分为以下几大类:建立业务关系类 ( Establishing BusinessRelati ons)询盘、 发盘类 ( Enquires and offers)还盘和取消订单类 (Making counter - offers and Declining Orders)、 业务成交类 (Conclusi on of Business)、 支付类 ( Payment)、 开证、 审证类 ( Establishment of and Amendment 1 / c)、 装运通知类(Advising shi pment)、 一直到保险 ( I n Surance)、 索赔 (Com2p laints and Clai ms)及商务代理过程的相关知识有所了解 ,才能在翻译中实践中做得更专业、 更地道。
   二、 商务英语信函的 文体特点就文体演变的历史而言 ,现在 商务英语信函中使用的英语脱胎于 19世纪英国海外贸易中所使用的语言 ,它以朴素纪实、 严谨规范、 庄重典雅等特点而著称 ,尽力保持“ 公事公办的持重感 ”( business poise) ,表现出较为独特、自成一路的风格特征 (刘宓庆 , 1998)。
   (一 )词汇使用特点
   1.用词规范正式   商务信函英语虽然有口语化的趋向 ,但它毕竟是一种正式的公函语体 ,因此 商务英语信函中正式的词汇、 基本词汇和非正式词汇并存 ,但正式词汇、 中性词汇多于非正式口语词汇 ,充分体现规范正式、 公事公办的特性。信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇 ,如: inform或 advise代替 tell (通知、 告知 )以 dup licate代替 copy(份 ) ,以 dis patch代替 send (运送 ) ;以 other wise代替 or, therefore代替 so;以介词短语本代替简单的介词和连词 ,如以 so far、in res pect t o、in connecti on with和 with re2garding t o等代替 about等。例如:We are p leased t o inform you that your order No .123 has been dis patched in accor dance with your instructi on .译文:我方很高兴通知贵方 ,第 123号订单货物已遵照你方指示支出。(这里“inform” 代替“tell” 译作“通知 ” ,正式词“dis2patch” 代替口语词“send” )
    2.表意准确、 专业性强    这一特点主要表现为使用大量的专业对术语、 行话、外来借词、 缩略词以及一般词在商务语境中的特用话 ,如insurance policy(保险单 )、 coverage (险别 )、 p remium (保险费 )、 under writer (保险人 ) , establishment (开证 ) counter - off(还盘 ) , bid (递盘 ) , p r oforma invoice (形式发票 ) irrevocableletter of credit (不可撤销信用证 ) , CIF (到岸价 )、 POB (离岸价 )、 TPND (偷窃、 提货不着 )等等 ,这些专业术语会在商务活动各个阶段频繁出现 ,这些术语内涵特定 ,意思清楚明确 ,在翻译过程中不能望文生义 ,杜撰出一些不符合 商务英语信函的意思来。例如: Industrial averages were up译文:工业股票的平均价格在上涨。
   3.用词朴素、 淡于修饰   商务英语信函书写的特点是:简单 ( si mp le)、 明了( clear)、 直接 ( direct) ,因此在传递信息时 ,除必须使用专业术语准确表达自己的意图外 ,一般不追求华丽的词藻 ,避免使用过多的修饰词 ,很少使用文学文体中常用的修辞手法:例如:Dear sir,One of our cust omers is interested in your bicycles, Particular2lyModel no . PA - 18 .Please send us a copy of your illustrated catal ogue, quotingyour p rices FOB Shanghai if possible, Meanwhile, p lease in2dicate the ti me of delivery you usually offer .Yours faithfully .( 《对外贸易英语 》 对外经济出版社 1998)译:我方客户对贵方 PA - 18型自行车感兴趣。请邮来一份带插图的目录本 ,若有可能报上海离岸价 ,并告知你方通常的交付时间。(这是一封很简短的商务信函、 用词简单平易 ,没有运用华丽词语 ,段落则更显简单 ,体现出商务信函的简洁。 ) 
   (二 )句式结构特点 
   1.句式正规完整    作为一种正式体书面英语 ,其从句层次复杂 ,长句的使用通常高于非正式英语 ,其中复句、 分词短语、 不定式短语、 插入语、 同位结构、 独立主格的频繁使用是 商务英语信函的句式特
点之一。例如:In our trade with merchants of vari ous countries, we al2ways adhere t o the p rinci p le of equality and mutual benefit . Itis our hope t o p r omote, by j oint efforts, both trade and friend2shi p t o ourmutual advantage .(对外经贸英语函电 　对外经济贸易大学出版社2000)译:在我方同各国商人的贸易中 ,一贯坚持平等互利的原则 ,希望通过双方努力 ,促进对彼此互利的业务和友谊。  
   2.用陈述句表示委婉的祈使语气     商务信函的双方为贸易伙伴 ,地位是平等的。因此 ,一方如果希望另一方采取某种行为 ,一般都不使用祈使句 ,而使用本陈述句表示自己的愿望 ,至于对方是否采取这种行为则留待对方定夺 ,在翻译时也要注意。例如:We should be obliged if you would give us a quota2ti on permetric t on CFR Lagos . Nigeria .译:如能报给我方每公吨尼日利业拉格斯成本加运费价 ,当十分感谢。
   3.大量使用套语     在长期的使用实践中 ,一些比较固定的文句逐渐被普遍使用 ,这是 商务英语信函的一大特色。例如:说明自己获得对方信息来源时常说:We owe your name and address t o…译文:通过 ……获悉 (得知 )On the necommendati on ofMessrs, … 译文:由 …… 推荐41使用倒装句 商务英语信函中倒装句使用并不多 ,只是在表示一种将来的不确定的可能性时 ,常常使用倒装句 ,如:Should any of the items be of interest t o you, p lease letus know.译文:如果你方对其中任何商品感兴趣 ,请告知。  
   (三 )语气特点  
   商务信函一般都注重信函的礼貌和各种语气的准确表达。礼貌可以带来友谊 ,使对方阅读后产生好感。委婉礼貌用语在商务信函中既可委婉地拒绝对方的要求或条件 ,而又能保持友好的贸易关系。因此在商务信函中 ,用委婉语气来指出对方的不尽人意的地方。(吴舒 , 2001)例如:You have t o rep lace the damaged items .译文:你方更换损坏的货物。 (语气生硬 ,对方不易接受 )  
   三、 商务英语 ,信函翻译的原则与要求 
   (一 )商务英语翻译的原则    上述 商务英语信函的词汇特点、 句式及语气特点决定了在翻译过程中应遵循规范、 功能对等的原则。准确不仅指用词用句和语言结构上的准确 ,包括对信函内容的准确把握;规范则指译文必须符合专业规范。在翻译过程中 ,必须首先彻底准确地理解长期实践过程中形式的各种术语、 外来词汇、 套语及习惯表达的专业含义和固定译法。其次在译文中尽量保留原文的正式用语 ,努力使译文在语言准确、 风格规范方面与原文对等。例如下列贸易术语和套语的翻译:The dup licate shi pp ing documents including bill of lad2ing, invoice packing list and inspecti on certificati on were air2mailed t o you t oday .译文:包括提单、 发票、 装箱单和验证书在内的装运单证副本今日航寄贵处。(这句中的 shi pp ing documents, bill of lading invoicepacking list和 inspecti on certificati on等贸易术语 ,具有书面语的正式规范特点 ,在译文中也得到了准本确翻译。此外dup licate代替日常用词 copy,显得更加正式规范 ,在译文中也规范地译为“ 副本 ” )准确规范还包括理解原文结构 ,在理解过程中从上下文仔细推敲 ,设法理清句子结构和逻辑关系 ,才能正确理解原句意思 ,保证译文准确规范。   
   (二 ) 商务英语信函翻译的几点要求  
   1.商务英语大都以传递信息的功能为主 ,较少运用修辞手段 ,一般不存在语言与文化的差异 ,因此在翻译中无须作太多变动 ,多数情况下在确保事实细节 (包括日期、数量、 金额等 )的准确翻译下可按原句结构翻译。 (周金云 , 1997)   2.译文应注意保留原文的文体正式性和委婉礼貌性 ,汉语商务常用信函语言和信文都讲求端重 ,常用文言词语 ,套语亦多。如“ 收悉、 承蒙、 乞谅、 为盼、 赐复 ” 等 ,现在还可以用。 
   3. 商务英语信函中“Receiverp s address (收信人地址 ) ” 和“inside address (信封内地址 ) ” 的安排应当改成符合汉语习惯的写法 ,即按汉语习惯把收信人的地址放在正文的后面 ,位于“ 此致 ” 与“ 签名 ” 之间 ,而“ 封内地址 ” 则在“ 签名 ” 后 ,另外现代 商务英语信函为了打印方便利用的Bl ocked For m (平头式、 平进式 )写法译成汉语本时也改为符合汉语习惯的 indented Form (缩进式 )。 
    总之 ,要翻译一篇常用的 商务英语信函 ,就要深入了解商务英语的种类 ,就要全面掌握 商务英语信函 文体特点 ,就要认真把握 商务英语信函的翻译原则和要求 ,才能“ 创造 ” 出一篇既符合汉语习惯而不失商务英语特点的信函来。

7. 商务信函是什么

商务信函是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。
其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。属于商务礼仪文书范畴。
商务信函是商务活动中重要的沟通媒介之一。在商务活动中，从联系业务、协商谈判、签订合同到履行合同、处理投诉、理赔索赔，每一个环节都需要信函这个重要的媒介工具来传递信息以实现有效地商务沟通，达到顶期的商务活动目的。
因此，商业往来有求于人的一方，一定要很好地利用这种手段来进行交流与沟通，加速建立信誉，加快生意的进程。

扩展资料：商务信函写作的要求
1、主旨鲜明
商务信函是商务工作的具体表现，任何一封信函都是为了解决一项具体的商务问题，都是对一项具体的商务活动的安排和商讨。因此，每封信的主旨都必须鲜明突出，使收信人迅速了解发信的目的并及时给予回应。
2、内容完整
商务信函的内容必须完整，应该写的事项必须全部写进去，不能省任何的遗漏。比如报价函就要求将商品名称、规则、数量、价格、装运期、结算方式、有效期限等报价条件全部明确无误地告知对方。
3、关注对方利益
写好商业书信的关键和诀窍仍然是关心对方的利益，在信中写对方感兴趣的事，不要以自我为中心、在信中要谨慎地提及对方利益所在，强调做成生意为对方带来的好处。这样，就能引起对方的兴趣，从而对信中的要求做出反应或答复。
参考资料来源：百度百科——商务信函

8. 国际商务信函模板

 国际商务信函模板
   　　 感谢信 
    
   　　Dear______,
   　　I am writing to extend my sincere gratitude for _________ (感谢的`原因). If it had not been for your assistance in ___________ (对方给你的具体帮助), I fear that I would have been_________(没有对方帮助时的后果).
   　　Every one agrees that it was you who______________(给出细节).Again, I would like to express my warm thanks to you! Please accept my gratitude.
   　　Yours sincerely
   　　Li Ming